7 points clés pour relancer vos résolutions de problèmes !

7 points clés pour relancer vos résolutions de problèmes !

J’entends souvent des collaborateurs dans les entreprises et dans les usines me dire : « Mon manager m’a demandé de traiter un problème en utilisant la méthode standard de l’entreprise ! J’ai l’impression d’être puni. Ça va encore être long, ça va me prendre beaucoup de temps et les résultats ne seront pas toujours au rendez-vous… « 

Les méthodes de résolution de problèmes n’ont pas toujours une super image auprès des collaborateurs alors qu’elles sont pourtant primordiales à la survie des entreprises. Celles qui ne savent pas aujourd’hui traiter définitivement leurs problèmes auront beaucoup de mal à résister à la compétitivité actuelle. Et l’Industrie 4.0 ou Usine du Futur ne pourra rien y faire car les problèmes… il y en aura toujours. La machine à traiter les problèmes n’existe pas encore.

La réalité que l’on observe souvent est une démotivation lente des collaborateurs vis à vis de ces méthodes car les durées de traitement sont trop longues, les problèmes reviennent, les décisions ne se prennent pas, les participants n’ont pas beaucoup de temps, les problèmes s’accumulent et des fois ils s’arrêtent en chemin.

Comment faire donc pour améliorer cette situation ?

Tout d’abord partageons la définition d’un problème. Celle que j’utilise le plus souvent est la suivante : un problème est un écart entre une situation souhaitée et une situation réelle. Et ça marche dans 99,9% des cas. Pensez à votre dernier problème ! Alors …? Ça marche ou pas ? 🙂

Voici donc en guise d’aide, 7 points clés pour améliorer le niveau de motivation des collaborateurs autour de ce thème là et ainsi réduire les délais de fermeture d’un problème.

1° Cadrer le plus possible le problème dès le début

Posez vous les bonnes questions en amont avant de rentrer tout de suite dans les observations, les causes et les solutions :

  • « Je serai content à la fin de cette résolution de ce problème si quoi ? »
  • « Qu’est ce que je veux réduire ou éradiquer ? »
  • « Quel indicateur doit s’améliorer et donc quel niveau me satisferait ? »

Le philosophe français Henry Bergson dit « qu’un problème bien posé est a moitié résolu » et cela se confirme souvent. Très souvent.

2° Ne pas essayer d’éradiquer toujours le problème

Bien diminuer l’impact du problème serait déjà très bien. Vous pourrez alors concentrer votre énergie sur d’autres problèmes plus prioritaires et y revenir plus tard quand il sera à nouveau dans le top de votre To Do List.

Exemple : Un taux de rebuts interne sur une référence donnée. Beaucoup essayent d’éradiquer le défaut. Dans certains cas, le diviser par 2 serait déjà une bonne chose.

3° Mesurer l’impact de la résolution de ce problème

Il est important de chiffrer les résultats que pourrait apporter la résolution en terme d’image, de coûts, d’impact sur les personnes…afin de motiver toutes les parties prenantes. Un problème qui ne rapporte rien à l’entreprise ou à la personne qui le pilote ne motivera pas grand monde et donc les délais de traitement seront longs. Trop longs.

4° Ne traiter que les causes primaires qui sont vraiment à l’origine du problème

Je vois souvent des pilotes de problèmes voulant traiter tous les écarts constatés sur le terrain. Cela entraine une perte d’énergie, une démotivation, un agacement… Il faut donc hiérarchiser les causes primaires et aller droit au but. « Straight to the point » comme disent nos amis anglophones.

5° Ne pas faire de 5 pourquoi en partant du problème initial

Il faut partir plutôt des quelques causes primaires avérées et observées sur le terrain et faire un 5 pourquoi uniquement sur ces causes primaires là. Vous gagnerez du temps et de l’énergie !

6° Trouver des victoires rapides

Il est urgent de mettre en place d’abord des solutions simples, rapides et importantes qui vont motiver les parties prenantes. Si les premières actions tardent à se mettre en place, la démotivation va progressivement s’installer.

7° Présenter ces résolutions de problèmes à travers les différents rituels déjà en place

Il faut profiter des routines déjà existantes sur le site, par exemple les rituels quotidien Quick Response Qualité Contrôle ou QRQC (voir une publication écrite par mes soins ici : Article QRQC) afin de mettre en place un coaching constructif par les autres membres de l’équipe, valoriser le travail et célébrer des victoires.

Nous aurions pu bien sûr aborder beaucoup d’autres points clés mais si les managers insufflent déjà ceux la, ils obtiendront déjà de belles VICTOIRES : motivation des collaborateurs, amélioration des résultats…et aussi ne plus avoir ce sentiment d’avoir été puni par l’obligation de respecter une méthode de résolution de problème.

Pour enclencher cette réflexion en entreprise il peut être important de construire un événement collaboratif avec les acteurs des résolutions de problèmes afin qu’ils prennent eux-mêmes conscience de ces difficultés et qu’ils proposent des voies de progrès pour l’entreprise et pour eux.

Et vous ? Quel point clé allez vous mettre en place d’abord ?

Carlos Cardoso (Fondateur de Apilean)

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